Quels véhicules pour vos déplacements professionnels ?

Indemnités kilométriques : attention aux coûts cachés

Le système des indemnités kilométriques peut apparaître comme le plus simple pour l’entreprise. Les salariés utilisent leur véhicule personnel pour effectuer les déplacements dans le cadre de leur travail. En contrepartie, l’entreprise leur verse une indemnité financière, appelée indemnité kilométrique (IK), calculée selon un barème établi chaque année par l’administration fiscale.

Ce dispositif peut paraître séduisant, car l’entreprise n’a pas à acheter le véhicule. C’est autant de temps économisé sur l’achat et l’entretien du véhicule, et de la trésorerie qui reste disponible pour financer des postes plus stratégiques pour l’entreprise. Toutefois, les IK présentent des inconvénients souvent sous-estimés.

• Leur traitement administratif est chronophage (contrôle des notes de frais, des justificatifs, mise en paiement...).

• Leur calcul est compliqué. Le barème fiscal ne s'applique pas par trajet, mais en regardant la distance totale parcourue depuis le début d'année. Au-delà de 5 000 km, une somme forfaitaire doit être versée au collaborateur pour compenser la baisse du taux de remboursement kilométrique.
• La sécurité et l’image de l’entreprise ne sont pas garanties. L’entreprise ne maîtrise pas l'état du véhicule personnel du salarié et donc l’image de l’entreprise qu’il transmet, ni son niveau de sécurité.  . En cas de sinistre, la responsabilité de l’entreprise peut être engagée.  . Les collaborateurs, pour leur part, répugnent de plus en plus à utiliser leur véhicule personnel qui sera mal indemnisé en cas d’accident.

Acheter les véhicules : un coût de détention à surveiller

• La voiture de fonction, outre ses missions professionnelles, fait également office de voiture personnelle (trajets en dehors des heures de travail, vacances...) pour le salarié à qui elle est confiée.
  Pour le salarié, l’octroi d’une voiture de fonction par l’employeur est mentionné dans le contrat de travail et apparaît sur la fiche de paie. Il s’agit d’un avantage en nature qui, à ce titre, doit faire l’objet d’une déclaration fiscale.
  Pour l’employeur, la voiture de fonction représente un coût important puisqu’il doit s’acquitter des cotisations sociales et charges patronales sur ce qui constitue un élément du salaire. Il peut toutefois déduire en partie cet avantage en nature du bénéfice imposable de l’entreprise.
  

• La voiture de société ou voiture commerciale deux places est réservée exclusivement à un usage professionnel, lié à l’activité de l’entreprise. Il peut s’agir de véhicules à vocation technique utilisés pour effectuer des livraisons ou comme moyen de transport ponctuel pour se rendre à des rendez-vous d’affaires. Ces véhicules sont stationnés dans l'enceinte de l'entreprise et ne sont pas attribués à un salarié en particulier. Les collaborateurs ne peuvent les utiliser que sur leur temps de travail et pour des missions professionnelles précises, à l’exclusion des déplacements privés, des déplacements en dehors des heures de travail et, le plus souvent, des déplacements domicile-travail. 

L’achat de véhicules permet à l’entreprise de dimensionner sa flotte selon ses besoins et sa politique automobile.

Toutefois :

• Acheter un véhicule coûte cher. Si l’entreprise puise dans ses fonds propres pour financer cet achat, elle diminue sa trésorerie. Si elle recourt à l’emprunt bancaire, elle limite sa capacité d’endettement futur. 
• Le coût de détention d’un véhicule (ou TCO) augmente. Le TCO s’obtient à partir d’une addition des coûts de tous les postes de dépenses de l’entreprise concernant les véhicules (financement, entretien, carburant, sinistralité, fiscalité, etc.). Selon le Car Cost Index de LeasePlan publié en 2022, le TCO moyen en France s’élèverait à 999 euros, toutes motorisations et tous segments confondus. Un chiffre en augmentation notamment pour les véhicules thermiques.
• Le nombre de kilomètres parcourus diminue. D’autres enquêtes pointent une baisse du kilométrage annuel dans les entreprises, sous l’effet conjugué du recours croissant à d’autres moyens de transport, de l’essor du télétravail et des moyens de communication à distance. Dans ce contexte, mieux vaut bien réfléchir avant d’investir dans l’achat d’un ou de plusieurs véhicules de société qui risquent de dormir dans un parking 70 % du temps.

La location : une solution flexible pour un budget maîtrisé

Au regard de ces problématiques, la location de courte, moyenne et longue durée offre des avantages. Elle permet de :

• Adapter le parc automobile aux fluctuations de l’activité de l’entreprise : un pic d’activité, un chantier imprévu, un véhicule en panne ou endommagé, des collaborateurs en CDD ou en période d’essai.... Avec la location de courte ou moyenne durée, vous réservez des véhicules quand vous en avez besoin.
• Anticiper son budget et de lisser les coûts sur toute la durée du contrat.
• Externaliser les contraintes liées à la possession d’un véhicule (gestion, entretien, réparation…).
• Disposer de véhicules récents, régulièrement révisés et contrôlés. C’est plus de sécurité pour les conducteurs et une meilleure image pour l’entreprise !
• Constituer une flotte mixte associant véhicules thermiques et véhicules électrifiés en fonction de vos usages, de votre politique RSE et de vos objectifs en termes de CO2...